Caso empresarial ilustrativo · 03

Diseñar cómo debería funcionar el proceso.

Partimos de la oportunidad priorizada y diseñamos un proceso futuro más simple, trazable y consistente. Solo después evaluamos las capacidades tecnológicas necesarias para habilitarlo.

Nova Industrial S.A.S.Comercialización B2B de equipos y servicios técnicosCotizaciones comerciales B2B

TO-BE

Principios del proceso futuro

El diseño responde a las fricciones observadas en el AS-IS.

Una sola entrada

Centralizar la información mínima necesaria para iniciar cada cotización.

Información disponible

Facilitar el acceso a productos, precios y condiciones vigentes.

Validaciones claras

Definir reglas y responsables para cada excepción.

Menos reproceso

Validar datos antes de generar el documento.

Trazabilidad de punta a punta

Conocer estado, responsable y siguiente acción.

Seguimiento medible

Registrar tiempos y resultados del proceso.

TO-BE

Así debería funcionar la cotización

Mapa TO-BE del proceso propuesto, comparable con el AS-IS del Paso 01. Las reglas resuelven el flujo estándar y las personas intervienen donde aportan criterio.

Cliente
Envía solicitud estructurada
Estructurado
Comercial
Verifica requerimiento3 min
Control
Proceso digital
Valida datos requeridos< 1 min
Regla
Proceso digital
Consulta producto, precio y condiciones< 1 min
Centralizado
Operaciones
Valida disponibilidad por excepción5 min
Excepción
Proceso digital
Consolida y genera borrador< 1 min
Automático
Gerencia
Aprueba condiciones especiales5 min
Excepción
Comercial
Revisa propuesta5 min
Control
Comercial
Envía y realiza seguimiento2 min
Trazable
Proceso digital
Registra estado y tiempos
Automático
Cliente
Recibe cotización y estado
Trazable

Flujo estándarAvanza con datos y reglas definidas.

Intervención humanaSe concentra en revisión, criterio y excepciones.

TrazabilidadCada solicitud conserva estado, responsable y tiempos.

AS-IS → TO-BE

Tiempo objetivo y capacidad potencial

Estimación del diseño TO-BE para orientar el business case. Estos valores deberán validarse durante el piloto y confirmarse en el Paso 05.

Trabajo interno por cotización

AS-IS actual75 min

TO-BE objetivo48 min

Impacto estimado27 min potenciales por cotización

Actividades manuales y reprocesos

AS-IS actual150 h/mes

TO-BE objetivo65 h/mes

Impacto estimado85 h/mes de capacidad potencialmente liberada

Tiempo de respuesta al cliente

AS-IS actual8 h

TO-BE objetivo3,5 h

Impacto estimado4,5 h de reducción objetivo

Capacidad potencialmente liberada no equivale automáticamente a ahorro financiero. El valor dependerá de cómo la organización reasigne ese tiempo y de los resultados comprobados después de implementar.

De capacidades necesarias a decisión de solución

Evaluamos alternativas por su capacidad para soportar el proceso, no por la tecnología en sí misma.

InformaciónConsulta confiable y actualizadaFuente central de datos comerciales

FlujoAsignación, estados y alertasGestión estructurada del proceso

ReglasValidaciones y excepcionesReglas de negocio configurables

DocumentoGeneración consistentePlantilla controlada de cotización

TrazabilidadHistorial y métricasRegistro integral por solicitud

Alcance inicial

Incluido

✓ Recepción estructurada
✓ Consulta de información comercial
✓ Validación de disponibilidad
✓ Reglas y aprobaciones
✓ Generación del documento
✓ Registro y seguimiento

Fuera del primer alcance

— Negociación contractual
— Facturación y recaudo
— Despacho y logística
— Renovación integral de sistemas corporativos

Paso 03

Ya sabemos cómo debería funcionar.

✓ TO-BE diseñado
✓ Reglas y responsabilidades definidas
✓ Capacidades necesarias identificadas
✓ Alcance inicial acordado

El siguiente paso es convertir el diseño en una capacidad operativa, probarla y acompañar su adopción.

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