Caso empresarial ilustrativo · 01
Entender el negocio antes de hablar de tecnología.
Nova Industrial S.A.S. comercializa equipos y servicios técnicos a empresas. Analizamos su proceso de cotizaciones para entender cómo funciona hoy, quién participa, cuánto tiempo consume y qué impacto operativo representa.
- Empresa
- Nova Industrial S.A.S.
- Proceso
- Cotización comercial B2B
- Áreas
- Comercial · Operaciones · Gerencia
- Desafío
- Tiempo y esfuerzo requerido para responder cotizaciones
AS-IS
El proceso hoy, en números
AS-IS
Así funciona hoy la cotización
Mapa AS-IS del flujo observado, desde la solicitud hasta la respuesta al cliente.
- ClienteSolicita cotización por email/WhatsAppManual→
- ComercialRecibe e interpreta solicitudManual→
- ComercialBusca producto e informaciónBúsqueda→
- ComercialConsulta precios y condicionesBúsqueda→
- OperacionesValida disponibilidadEspera→
- ComercialConsolida informaciónManual→
- ComercialPrepara cotizaciónManual→
- ComercialRevisa y corrigeReproceso→
- GerenciaRevisa condiciones especialesEspera→
- GerenciaAprueba o rechazaEspera→
- ComercialGenera, envía y registraManual→
- ComercialRealiza seguimientoManual→
- ClienteRecibe cotización
Trabajo efectivo no es igual a tiempo de respuesta.
Una cotización puede requerir alrededor de 75 minutos de trabajo interno, pero el cliente recibe respuesta en promedio después de 8 horas.
Trabajo + consultas + validaciones + esperas = tiempo total de respuestaPrincipales hallazgos del AS-IS
Información dispersa
Los datos se consultan en tres fuentes principales.
Trabajo manual
Varias actividades dependen de búsqueda, digitación y registro.
Dependencias entre áreas
La respuesta requiere consultas y validaciones internas.
Reprocesos
Tres de cada diez cotizaciones necesitan algún ajuste.
Tiempos de espera
El flujo se detiene mientras llegan respuestas o aprobaciones.
Trazabilidad limitada
El seguimiento está distribuido entre diferentes canales.
¿Qué representa hoy este proceso?
Costo promedio hora equipo: COP $40.000
Proceso completo
500 h/mes × COP $40.000≈ COP $20.000.000/mes de capacidad operativa asociada al proceso.Actividades manuales y reprocesos
150 h/mes × COP $40.000≈ COP $6.000.000/mes de capacidad operativa asociada.Estas cifras representan capacidad operativa actualmente dedicada al proceso y no necesariamente una pérdida financiera.
Paso 01
Ahora entendemos el proceso.
- ✓ AS-IS documentado
- ✓ Línea base establecida
- ✓ Impacto en tiempo dimensionado
- ✓ Impacto operativo dimensionado
- ✓ Principales fricciones identificadas